Wystawianie faktury z odroczonym terminem jest pewną formą kredytu. Jest on udzielany odbiorcy przeważnie na bardzo preferencyjnych warunkach. Niestety przedsiębiorcy oferujący takie rozwiązanie swoim klientom zwykle są nieświadomi, że ponoszą znaczne koszty takiego finansowania.
Mało kto zdaje sobie sprawę, że terminy „faktura z odroczonym terminem płatności” oraz „kredyt kupiecki” w praktyce mają takie samo znaczenie. W terminologii handlowej dominujące określenia typu „sprzedaż z odroczonym terminem płatności” lub „sprzedaż na 30 czy 60 dni”, nie oddają w pełni znaczenia zawieranej transakcji. Przedsiębiorca, który w ten sposób wydaje klientowi towar, po prostu zamraża swój kapitał. Dodatkowo bierze na siebie konsekwencje wynikające z ewentualnego nieuregulowania płatności. Można powiedzieć, że ponosi ryzyko analogiczne do banku, który udziela kredytu.
Kolejnym problemem przedsiębiorców jest nieterminowe uzyskanie zapłaty od swoich kontrahentów. Paradoksalnie, w niektórych branżach uregulowanie na czas należności z tytułu faktury jest postrzegana wręcz jako nietakt. Takie działanie negatywnie wpływa na płynność finansową nie tylko jednej firmy, ale pogarsza kondycję całego rynku. Warto zatem dokonać pewnej analizy dotychczasowych działań na linii firma - odbiorca.
Podstawowym błędem właścicieli firm jest też brak sumienności przy ściąganiu należności oraz prowadzenie nieodpowiedzialnego procesu sprzedażowego. Warto przecież zweryfikować naszego kontrahenta, szczególnie jeśli powierzamy mu towar o znacznej wartości. Wobec takiej sytuacji warto bardzo dokładnie ustalać warunki transakcji już na etapie zamówienia. Trzeba kłaść szczególny nacisk na te, które gwarantują właściwe wykonanie usługi. Przedsiębiorcy powinni także pilnować terminów realizacji i rozliczeń, a także gromadzić dokumenty wykonania usługi lub dostawy. Nie można również zapominać, że do terminu wymagalności wystawionej faktury odbiorca jest klientem, ale już po przekroczeniu określonej daty jest jednocześnie klientem i dłużnikiem.
Podczas „trudnych” transakcji warto również rozważyć alternatywne sposoby finansowania. W odróżnieniu od przedsiębiorstw, instytucje przekazujące środki na takie przedsięwzięcia przeprowadzają wnikliwą ocenę ściągalności długu, a także warunków finansowych swojego klienta. Do tego celu zatrudniają analityków oraz posiadają specjalistyczne oprogramowanie oceniające zdolność kredytową badanego pomiotu. Zatem decyzja o przyznaniu środków jest bardziej przemyślana i uzasadniona ekonomicznie.
Niestety, uzyskanie środków od banków i faktorów bankowych wiąże się z długim procesem aplikowania o nie, pozyskiwania niezbędnych dokumentów oraz sprawdzania ich. To wszystko jednak pociąga za sobą wysokie opłaty. Dodatkowe koszty, z którymi trzeba się liczyć to m. in. prowizja za wykup należności, opłata administracyjna, opłata roczna od limitu, a także za przelew dostępnych środków, za niewykorzystany limit.
Zasady prowadzenia bezpiecznego biznesu:
· jednoznacznie i dokładnie ustalaj warunki realizacji zamówienia (specyfikacje techniczne, terminy realizacji i rozliczeń, warunki wykonania, a także odbioru)
· w razie wątpliwości, co do kondycji finansowej klienta, zastanów się nad dodatkowymi zabezpieczeniami transakcji
· dowiedz się, jaką opinię w swojej branży ma Twój przyszły klient. Jeżeli pozyskałeś wiele informacji, które stawiają go w niekorzystnym świetle - zrezygnuj ze współpracy z nim
· zbieraj i aktualizuj dokumenty rejestrowe swoich klientów – niektóre możesz uzyskać przez Internet
· zapytaj swojego klienta, w jaki sposób spłaci wszystkie zobowiązania wobec Ciebie, jaką ma alternatywę do podstawowego źródła spłaty
· odpowiednio wcześnie przed terminem wymagalności faktury przypominaj się swojemu klientowi
· pamiętaj, aby zostawić sobie możliwość cedowania wierzytelności – będzie to pomocne przy pozyskaniu wielu narzędzi finansujących transakcję, w tym faktoringu
· oceń portfel swoich transakcji i zważ jej udział w porównaniu z pozostałymi. Sytuacja optymalna to taka, kiedy największy odbiorca nie stanowi więcej niż 20% salda otwartych należności. Być może na tak duże zamówienie jest jeszcze za wcześnie dla Twojej firmy
· zastanów się, co może zaszkodzić Ci w danej transakcji i nie dopuść do tego
· poszukuj pomocy w instytucjach, które zabezpieczą Twoje działania, np. finansowanie połączone dodatkowo z przejęciem ryzyka niewypłacalności Twojego klienta i jego ewentualną windykacją. /Michał Kolmasiak, Wiceprezes Pragma Inkaso SA/
