Papierowe faktury powoli odchodzą do lamusa. Już dziś w Polsce większość dokumentów rozliczeniowych jest wystawianych elektronicznie, a w niedalekiej przyszłości pojawią się kolejne zmiany. Jak zatem wystawić e-faktury? Od kiedy będzie obowiązywać KSeF? Wyjaśniamy.
E-faktura, czyli co?
E-faktura to dokument rozliczeniowy w formie elektronicznej, który został wystawiony oraz dostarczony tym kanałem, w dowolnym formacie.
Oznacza to, że elektroniczną fakturą może być:
-
obraz faktury, czyli dokument w formacie PDF, np. wysłany za pośrednictwem e-maila;
-
faktura ustrukturyzowana, czyli dokument w formacie XML czy EDIFACT.
Jak wystawić fakturę elektroniczną, żeby była ważnym dokumentem?
Aby faktura elektroniczna została uznana za ważną, musi spełniać podstawowe wymogi Ustawy o VAT. W jej myśl taki dokument rozliczeniowy musi charakteryzować się:
-
autentycznością pochodzenia, co oznacza, że musi być pewne, kto jest jego wystawcą;
-
integralnością treści – dane na fakturze nie mogły być zmienione po jej wystawieniu;
-
czytelnością, a zatem przejrzystością prezentacji wszystkich wymaganych danych.
Istotny jest też zakres informacji, które musi zawierać e-faktura. Zgodnie z artykułem 106e Ustawy o VAT w dokumencie muszą się pojawić przede wszystkim:
-
data wystawienia;
-
numer;
-
dane podatnika i nabywcy towarów/usług wraz z adresami;
-
numery VAT;
-
daty dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi;
-
nazwa towaru lub usługi;
-
cena jednostkowa netto;
-
kwoty wszystkich opustów/obniżek cen;
-
stawka podatku i jej kwota naliczona od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na poszczególne stawki);
-
kwota należności ogółem.
E-faktury: od kiedy będą obowiązkowe?
Obecnie (stan na II połowę 2024 r.) możliwe jest wystawianie faktur zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Nie ma też obostrzeń co do formatu dokumentu. Sytuacja zmieni się jednak od lutego 2026 r. Na ten miesiąc wyznaczono termin obowiązkowego e-fakturowania w systemie KSeF.
Warto podkreślić, że od tego momentu wszystkie przedsiębiorstwa i instytucje będą zobowiązane do korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. W jego ramach mają być wystawiane faktury ustrukturyzowane w ustandaryzowanym formacie XML. Będą one podlegały automatycznej rejestracji i zapewnią uproszczenie księgowania.
Co istotne, ten wymóg nie obejmie podmiotów zagranicznych, w tym firm zarejestrowanych w Polsce do celów VAT. Takie przedsiębiorstwa będą mogły nadal wystawiać faktury w dowolnej formie – tak papierowej, jak i elektronicznej.
Uwaga! Aby spełnić obowiązek ustawowy, nie będzie wówczas wystarczało przygotowanie obrazu faktury, np. w formacie PDF. Konieczne będzie wystawianie faktur ustrukturyzowanych – w ogólnie przyjętym formacie XML.
Jak przygotować się na e-faktury?
Wdrożenie KSeF to duże wyzwanie dla firm. Ten proces obejmuje nie tylko aspekty techniczne. Wymaga również wprowadzenia istotnych zmian w procesach, procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach i systemach ERP. Jednym z elementów, który może wspomóc „przestawienie się” Twojej firmy na nowy system, są rozwiązania IT, które zintegrują ERP z KSeF.
Dobrym wyborem może być np. KSeF Connect – rozwiązanie stworzone przez EDITEL Polska. Można z niego skorzystać już teraz – tak, aby oswoić się z KSeF, zanim stanie się obowiązkowy i zacząć korzystać z zalet tego systemu, w tym z szybszego zwrotu VAT. To najprostsza droga do cyfryzacji dokumentów rozliczeniowych i usprawnienia procesów biznesowych.
